Описание работы
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ:
• Административная поддержка руководителя;
• Управление рабочим и личным календарем руководителя;
• Планирование и организация встреч. Организация приема посетителей руководителя;
• Выполнение личных поручений руководителя: организация и запись на прием к врачам, салоны, выставки и пр.);
• Составление писем по просьбе руководителя. Ведение деловой переписки на русском, английском и желательно французском языках;
• Управление поручениями: распределение по исполнителям, контроль исполнения;
• Подготовка и редактирование документов, передаваемых на подпись руководителю (по мере необходимости);
• Сбор, подготовка и оформление различных документов для государственных и коммерческих учреждений;
• Travel поддержка руководителя и сотрудников офиса. Организация деловых поездок для сотрудников (заказ авиабилетов, гостиниц, трансфера; составление финансовых отчетов по расходам);
• Ведение кадрового делопроизводства и выполнение функций рекрутинга (подбор сотрудников, (поиск, сортировка резюме, проведение первоначальных собеседований). Опыт руководителя коллективом из минимум 3-х человек приветствуется;
• Навыки по созданию централизованного управления делами (получение, протоколирование, мониторинг проведения и исполнение поручений, создание и архиваций протоколов);
• Организация и ведение единого архива и электронного документооборота: прием, регистрация, сканирование, распределение входящей/исходящей корреспонденции в бумажном/электронном виде. Регистрация и сканирование входящих и исходящих писем, счетов, договоров, доверенностей, служебных записок
• Организация и проведение оперативных совещаний (по мере поступления даты совещаний, отсутствие регулярного расписания);
• Составление описей для отправки документации, взаимодействие с курьерской службой;
• Постоянное взаимодействие с головным офисом. По регламентации деятельности компании, соблюдение разработанных и внедренных единых стандартов документооборота компании;
• Организация и проведение за рубежом и в РФ деловых встреч, events, корпоративных и семейных праздников;
• Навыки управления проектами (планирование, бюджетирование, распределение ответственности и ресурсов, управление ходом проекта, учет возможных рисков, оперативное реагирование в случае непредвиденных ситуаций, контроль качества и сроков, подготовка отчетности и т.д.);
• Обеспечение офиса необходимыми расходными материалами.
• Административная поддержка руководителя;
• Управление рабочим и личным календарем руководителя;
• Планирование и организация встреч. Организация приема посетителей руководителя;
• Выполнение личных поручений руководителя: организация и запись на прием к врачам, салоны, выставки и пр.);
• Составление писем по просьбе руководителя. Ведение деловой переписки на русском, английском и желательно французском языках;
• Управление поручениями: распределение по исполнителям, контроль исполнения;
• Подготовка и редактирование документов, передаваемых на подпись руководителю (по мере необходимости);
• Сбор, подготовка и оформление различных документов для государственных и коммерческих учреждений;
• Travel поддержка руководителя и сотрудников офиса. Организация деловых поездок для сотрудников (заказ авиабилетов, гостиниц, трансфера; составление финансовых отчетов по расходам);
• Ведение кадрового делопроизводства и выполнение функций рекрутинга (подбор сотрудников, (поиск, сортировка резюме, проведение первоначальных собеседований). Опыт руководителя коллективом из минимум 3-х человек приветствуется;
• Навыки по созданию централизованного управления делами (получение, протоколирование, мониторинг проведения и исполнение поручений, создание и архиваций протоколов);
• Организация и ведение единого архива и электронного документооборота: прием, регистрация, сканирование, распределение входящей/исходящей корреспонденции в бумажном/электронном виде. Регистрация и сканирование входящих и исходящих писем, счетов, договоров, доверенностей, служебных записок
• Организация и проведение оперативных совещаний (по мере поступления даты совещаний, отсутствие регулярного расписания);
• Составление описей для отправки документации, взаимодействие с курьерской службой;
• Постоянное взаимодействие с головным офисом. По регламентации деятельности компании, соблюдение разработанных и внедренных единых стандартов документооборота компании;
• Организация и проведение за рубежом и в РФ деловых встреч, events, корпоративных и семейных праздников;
• Навыки управления проектами (планирование, бюджетирование, распределение ответственности и ресурсов, управление ходом проекта, учет возможных рисков, оперативное реагирование в случае непредвиденных ситуаций, контроль качества и сроков, подготовка отчетности и т.д.);
• Обеспечение офиса необходимыми расходными материалами.
Требования к кандидату
• Высшее образование.
• Опыт в должности личного помощника от 2х лет.
• Владение английским языком - upper intermediate.
• Владение русским языком как родным.
• Владение французским языком является преимуществом.
• Владение компьютером: опытный пользователь Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Стрессоустойчивость, гибкость, умение работать в режиме многозадачности.
• Опыт в должности личного помощника от 2х лет.
• Владение английским языком - upper intermediate.
• Владение русским языком как родным.
• Владение французским языком является преимуществом.
• Владение компьютером: опытный пользователь Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Стрессоустойчивость, гибкость, умение работать в режиме многозадачности.
Фирма предлагает
• Место работы: договор с Люксембургской компанией
• График работы: 5/2, 8–часовой рабочий день. Полный рабочий день на территории работодателя
• На телефоне 24/7.
• Готовность к командировкам.
• Оплата корпоративной мобильной связи.
• Предоставляется питание
• Заработная плата по результатам собеседования.
• График работы: 5/2, 8–часовой рабочий день. Полный рабочий день на территории работодателя
• На телефоне 24/7.
• Готовность к командировкам.
• Оплата корпоративной мобильной связи.
• Предоставляется питание
• Заработная плата по результатам собеседования.
