Head of EMBO Information Technology & Resources (EMBO Informācijas tehnoloģiju un resursu vadītājs/-a)

Your role

EMBO is looking for a Head of Information Technology & Resources (ITR). In this role, you will lead a small team and be responsible for overseeing the computer infrastructure and operations of EMBO. The ideal candidate should have a hands-on attitude grounded in technical expertise and complemented by strong leadership skills. The EMBO ITR team is embedded in a culture of close personal interaction, collegial collaboration, and shared ambition and pride in reaching our goals. We are looking for a colleague who is driven, result-oriented, and interested in understanding the substance and procedures of the organization’s work to provide the best possible IT environment, tools, and solutions for EMBO.

Specific responsibilities:

• Support and advise the EMBO Programmes and activities in their IT needs;
• Provide recommendations and propose solutions to help accomplish the EMBO mission through software and hardware procurement;
• Oversee the provision of IT support and training activities as needed;
• Lead liaison with the IT Services team of our sister institute, EMBL, to ensure the smooth and secure operation of all joint systems;
• Ensure compliance with relevant IT standards, as well as security, documentation, reporting, and audit requirements;
• Work closely with the developers in the team in strategically planning and developing novel features and bespoke solutions for in-house workflow and data management;
• Supervise the administration and strategic development of the EMBO web application and resource portfolio, comprising technologies such as Wordpress, Django (python) and Laravel (php); PostgreSQL, MySQL and FileMaker; Vue.js; Nginx; running on Linux bare metal or containerised with Docker;
• Oversee administration of our Linux and Windows/Filemaker servers and cloud-based services (Microsoft 365);
• Perform additional tasks as required by the EMBO Director.

This position will occasionally require working outside of the normal working hours, in the evenings or during the weekend.

_______________

Jūsu loma

EMBO meklē Informācijas tehnoloģiju un resursu (ITR) vadītāju. Šajā amatā jūs vadīsiet nelielu komandu un būsiet atbildīgs par EMBO datoru infrastruktūras un operāciju pārraudzīšanu. Ideālajam kandidātam ir jābūt praktiskai attieksmei, kuras pamatā ir tehniskās zināšanas, kuras papildina spēcīgas vadības prasmes. EMBO ITR komandas darba pamatā ir ciešas personiska mijiedarbība, koleģiāla sadarbība un kopīgas ambīcijas un lepnums par savu mērķu sasniegšanu. Mēs meklējam kolēģi, kurš ir mērķtiecīgs, uz rezultātu orientēts un ieinteresēts izprast organizācijas darba būtību un procesus, lai nodrošinātu EMBO labāko iespējamo IT vidi, rīkus un risinājumus.

Pienākumi:

• Atbalstīt un konsultēt EMBO programmas un aktivitātes  IT vajadzībās.
• Sniegt ieteikumus un piedāvāt risinājumus, lai palīdzētu izpildīt EMBO misiju, izmantojot programmatūras un aparatūras iepirkumu.
• Nepieciešamības gadījumā pārraudzīt IT atbalsta sniegšanu un apmācību pasākumus.
• Sadarboties ar mūsu māsas institūta EMBL IT pakalpojumu komandu, lai nodrošinātu visu kopīgo sistēmu vienmērīgu un drošu darbību.
• Nodrošināt atbilstību attiecīgajiem IT standartiem, kā arī drošības, dokumentācijas, atskaites un audita prasībām.
• Cieši sadarboties ar komandas izstrādātājiem, stratēģiski plānojot un izstrādājot jaunas funkcijas un pielāgotus risinājumus iekšējai darbplūsmai un datu pārvaldībai,
• Uzraudzīt EMBO tīmekļa lietojumprogrammu un resursu portfeļa administrēšanu un stratēģisko attīstību, kas ietver tādas tehnoloģijas kā Wordpress, Django (python) un Laravel (php); PostgreSQL, MySQL un FileMaker; Vue.js; Nginx; darbojas uz Linux tukša metāla vai konteinerā ar Docker.
• Pārraudzīt mūsu Linux un Windows/Filemaker serveru un mākoņpakalpojumu administrēšanu (Microsoft 365).
• Veikt papildu uzdevumus, kā to pieprasa EMBO direktors.

Šajā amatā dažkārt būs jāstrādā ārpus parastā darba laika, vakaros vai nedēļas nogalēs.

You have

• Education and qualifications: A bachelor’s degree in computer science, information technology, or a related field.
• Technical expertise:

- Extensive knowledge of IT systems, networks, and infrastructure;

- Hands-on experience in application and database development and operation;

- Strong understanding of cybersecurity principles and best practices;

- Experience in managing a Mac OS IT environment.

• Leadership, management, and strategic skills:

- Ability to provide practical support as well as technical guidance as needed;

- Demonstrated leadership experience;

- Proven track record of implementing IT strategies and initiatives aligned with organizational goals;

- Experience of evaluating and procuring software, including CRM and finance management tools;

- Ability to successfully plan, execute, and monitor IT projects;

- Excellent problem-solving and decision-making skills, including the ability to work to highest standards of accuracy and completeness, manage risks, prioritise, and allocate resources;

• Ability to work in a fast-paced environment with multiple concurrent projects and deadlines;
• Ability to anticipate future technology needs and propose innovative solutions, as well as a proactive approach to staying updated with emerging technologies, approaches, and best practices.
• Communication and Collaboration:

- Excellent interpersonal and communication skills;

- Ability to effectively communicate technical concepts to non-technical audiences;

- Experience collaborating with cross-functional teams and managing relationships with external vendors and service providers;

• Excellent written and oral English language skills.
• Demonstrated integrity and confidentiality.

 You might also have

• A Master’s degree in Computer Science, IT, or a related field;
• Practical experience with specific technologies, frameworks and platforms currently used at EMBO;
• Experience of database migration;
• GDPR training;
• Knowledge of scientific computing environments, software, and tools used in research and publishing;
• Experience working in IT within the scientific or non-profit sector;
• Experience working with colleagues and clients with a diversity of cultural and professional backgrounds.

_______________

Jums ir:

• Izglītība un kvalifikācijas: Bakalaura grāds datorzinātnēs, informācijas tehnoloģijās vai saistītā nozarē.
• Tehniskā pieredze:

- plašas zināšanas par IT sistēmām, tīkliem un infrastruktūru;

- praktiska pieredze lietojumprogrammu un datu bāzu izstrādē un darbībā;

- spēcīga izpratne par kiberdrošības principiem un labākajām praksēm;

- pieredze Mac OS IT vides pārvaldībā.

• Līderības, vadības un stratēģiskās prasmes:

- spēja sniegt praktisku atbalstu, kā arī, ja nepieciešams, tehniskās vadlīnijas; 

- pierādīta līdera pieredze;

- pierādīta pieredze IT stratēģiju un iniciatīvu ieviešanā, kas ir saskaņotas ar organizācijas mērķiem;

- pieredze programmatūras, tostarp CRM un finanšu pārvaldības rīku, novērtēšanā un iegādē;

- spēja veiksmīgi plānot, izpildīt un uzraudzīt IT projektus;

- Teicamas problēmu risināšanas un lēmumu pieņemšanas prasmes, tostarp spēja strādāt atbilstoši visaugstākajiem precizitātes un pilnīguma standartiem, pārvaldīt riskus, noteikt prioritātes un sadalīt resursus.

• Spēja strādāt straujā vidē ar vairākiem vienlaicīgiem projektiem un termiņiem.
• Spēja paredzēt nākotnes tehnoloģiju vajadzības un ierosināt novatoriskus risinājumus, kā arī proaktīva pieeja, lai vienmēr būtu informēts par jaunām tehnoloģijām, pieejām un labāko praksi.
• Komunikācija un sadarbība:

- izcilas savstarpējo attiecību veidošanas un komunikācijas prasmes;

- spēja efektīvi nodot tehniskās koncepcijas netehniskai auditorijai;

- pieredze sadarbojoties ar starpfunkcionālām komandām un pārvaldot attiecības ar ārējiem piegādātājiem un pakalpojumu sniedzējiem.

• Teicamas angļu valodas zināšanas gan rakstiski, gan mutiski.
• Pārliecinoša integritāte un konfidencialitāte.

Jums var būt arī:

• Maģistra grāds datorzinātnēs, IT vai saistītā jomā.
• Praktiskā pieredze ar konkrētām tehnoloģijām, ietvariem un platformām, kuras EMBO izmanto pašlaik;
• Pieredze datubāzu migrācijā.
• VDAR apmācība.
• Zināšanas par zinātnisko skaitļošanas vidi, programmatūru un rīkiem, ko izmanto pētniecībā un publicēšanā.
• Pieredze darbā IT jomā zinātnisko vai bezpeļņas uzņēmumu nozarē.
• Pieredze darbā ar kolēģiem un klientiem, kuriem ir dažāda kultūras un profesionālā izcelsme.

Why join us

The EMBO offices are located on the international EMBL life science research campus in Heidelberg, Germany. Heidelberg, home to around 150,000 people, is a lively university city. EMBO is an inclusive, equal opportunity employer offering attractive conditions and benefits appropriate to an international science organisation. The remuneration package comprises a competitive salary, pension scheme, medical, educational and other social benefits, as well as financial support for relocation and installation and family-related benefits where applicable.

As a non-profit organisation, we have an informal and collegial working environment that is inspired by our dedication to working for a common greater good. This position is mostly office-based, with flexible working options available.

 What else you need to know

Please note that appointments on fixed-term contracts can be renewed up to 9 years in total, depending on circumstances at the time of the review.

The Head of ITR reports to the EMBO Director.

The selection process will comprise the following elements:

• A 20-30 minute pre-screening video call, which may take place while the vacancy notice is still open.
• A technical panel interview (online), most likely in the week commencing 25 September (TBC).
• An in-person onsite interview, most likely in the week commencing 17 October (TBC).
• Contract duration: 5 years.
• Grading: 8. Monthly salary starting from 5.6k EUR after tax.

_______________

Kādēļ pievienoties mums

EMBO biroji atrodas starptautiskajā EMBL zinātnes par dzīvību pētniecības pilsētiņā Heidelbergā, Vācijā. Heidelberga, kurā dzīvo aptuveni 150 000 cilvēku, ir rosīga universitātes pilsēta. EMBO ir iekļaujošs, vienlīdzīgu iespēju nodrošinošs darba devējs, kas piedāvā pievilcīgus darba apstākļus un priekšrocības, kas piemērotas starptautiskai zinātnes organizācijai. Atalgojuma pakete ietver konkurētspējīgu atalgojum, pensiju shēmu, medicīniskos, izglītības un citus sociālos pabalstus, kā arī finansiālu atbalstu pārcelšanās un iekārtošanās izdevumiem, kā arī ar ģimeni saistītus pabalstus, ja tāda ir.

Kā bezpeļņas organizācijai mums ir neformāla un koleģiāla darba vide, kuras pamatā ir mūsu apņemšanās strādāt tā, lai iegūtu maksimālo kopējo labumu. Šī amata pienākumu veikšana lielākoties notiek birojā, bet ir pieejamas elastīgas darba iespējas.

 Kas vēl jums ir jāzina

Lūdzu, ņemiet vērā, ka uz noteiktu laiku noslēgtu līgumu var pagarināt uz laiku līdz 9 gadiem, atkarībā no apstākļiem pārskatīšanas brīdī.

ITR vadītājs ir pakļauts EMBO direktoram.

Atlases process ietvers sekojošus elementus:

• 20–30 minūšu iepriekšējas pārbaudes videozvans, kas var notikt, kamēr paziņojums par vakanci vēl ir spēkā.
• Tehnisko ekspertu grupas intervija (tiešsaistē), visticamāk, nedēļā, kas sākas 25. septembrī (TBC);
• Intervija klātienē, visticamāk, nedēļā, kas sākas 17. oktobrī (TBC).
• Līgums tiek noslēgts uz 5 gadiem.
• Novērtējums: 8. mēneša alga, sākot ar 5.6k EUR pēc nodokļu nomaksas.