Vadības asistents

Nīderlandes Karalistes vēstniecība Rīgā

Darba mērogs: 6 (vietējais, sākot no 2.007,00 EUR un augstāk bruto mēnesī atkarībā no pieredzes)

Darba stundu skaits nedēļā: 40 stundas

Sākuma datums: 15.07.2026

VISPĀRĒJA DARBA APRAKSTS

Vadības asistents sniedz organizatorisko, sekretariāta un administratīvo atbalstu vēstniekam un vēstniecības darbiniekiem. Darbinieks ir atbildīgs par kalendāra un e-pasta pārvaldību un ieņem centrālo lomu tikšanās, uzņemšanas un pārstāvniecības atvieglošanā.

• Otrā līmeņa profesionālā izglītība, ar atbilstošu darba pieredzi;

• Vai specifiska izglītība vai apmācība, kombinācijā ar plašu darba pieredzi.

CITAS ZINĀŠANAS UN PRASMES

• Prasmīgs Windows balstītu MS Office programmu, piemēram, Word, Excel, Outlook un PowerPoint, lietotājs;

• Zināšanas par vadības atbalsta metodēm, sekretariāta darbu un vispārējām sekretariāta/administratīvām procedūrām un noteikumiem;

• Vispārējas zināšanas un izpratne par ārpolitikas (saistītajām) jomām un procesiem, kā arī zināšanas par standarta dokumentācijas un arhivēšanas tehnikām;

• Izpratne par valsts dienestu un politiskajām interesēm un jūtīgumu, par primāriem procesiem un administratīvām, organizatoriskām un funkcionālām attiecībām;

• Prasmīgs darboties kā saikne ar trešajām pusēm (ārējām un starptautiskajām attiecībām) augstā politiskā un oficiālā līmenī;

• Prasmīgs datu vākšanā un interpretācijā, kā arī vadības informācijas, tehnisko vai administratīvo zināšanu apkopošanā un saistīto organizatorisko un funkcionālo attiecību izpratnē;

• Prasmīgs sekretariāta/administratīvā darba veikšanā, kā arī informācijas plūsmu un procesu koordinēšanā no dažādiem avotiem, izvērtējot sekas, intereses, prioritātes utt.

• Teicami runā latviešu un angļu valodā, holandiešu valodas zināšanas ir priekšrocība.

• Labas komunikācijas prasmes.

• Autovadītāja apliecība

• Nīderlandes Karalistes vēstniecība Rīgā ir neliela divpusēja diplomātiskā pārstāvniecība kādā no Eiropas Savienības dalībvalstīm.

• Darba vide ir atvērta, neformāla, uzticama un orientēta uz rezultātiem.

• Vadības asistents strādā birojā un pasākumos rezidencē.

• Ir iespēja apmeklēt ar darbu saistītas un personīgās attīstības apmācības Latvijā vai Nīderlandē.

• Vadības asistents cieši sadarbojas ar citiem kolēģiem komandā un, ja nepieciešams, aizvieto citus kolēģus. Jaunu un dažreiz negaidītu uzdevumu uzņemšanās ir daļa no darba.

• Vēstniecība ir uzticams darba devējs ar labvēlīgiem sekundārajiem nodarbinātības nosacījumiem (piemēram, tiesības uz Latvijas un Nīderlandes valsts svētkiem, veselības apdrošināšanu, dienesta tālruņa pabalstiem un kompensācijām par virsstundām).

Uzdevumi:

• Nodrošināt sekretariāta atbalstu, piemēram, vēstniekam un darbiniekiem, un pārvaldīt vēstnieka kalendāru;

• Koordinēt un īstenot sekretariāta/administratīvo darbu, prioritizējot konkrētus uzdevumus (ieskaitot pasta pārvaldību, ienākošo un izejošo korespondenci un telefona saziņu);

• Veikt protokolēšanu un rūpēties par korespondenci, sekojot vispārīgām instrukcijām;

• Nodrošināt vispārēju administratīvo, loģistikas un organizatorisko atbalstu (ieskaitot oficiālas vizītes, misijas, seminārus utt., kā arī oficiālas ceļojumus un darba vizītes);

• Sekot līdzi un atvieglot tikšanās, viesu un apmeklētāju uzņemšanu, kā arī sanāksmes, gan iekšējās, gan ārējās. Laipni sagaida, vada un reģistrē apmeklētājus;

• Uzturēt vēstniecības kontaktu pārvaldības sistēmu aktuālu;

• Palīdzēt organizēt Nīderlandes delegāciju ienākošās vizītes uz Latviju un pasākumus vēstniecībā vai vēstnieka rezidencē; sagatavot attiecīgo finanšu administrāciju;

• Nodrošināt, ciešā koordinācijā un sadarbībā ar Operatīvo vadītāju, ka vēstniecība un rezidence darbojas (piemēram, sazinoties ar apkopēju, pasūtot pārtiku un biroja piederumus);

• Darboties kā rezerves Operatīvais vadītājs, tas var ietvert konsulāro darbu.

ELASTĪBAS APJOMS

• Galvenā darba vieta būs Nīderlandes Karalistes vēstniecības telpas. Regulāri tiek lūgta klātbūtne un palīdzība vēstnieka rezidencē.

• Saņemt rotācijas kārtībā iespējamos ārkārtas telefona zvanus ārpus darba laika.

• Entuziasma, proaktīvs, elastīgs, klientiem draudzīgs, vēlēšanās mācīties un rezultātu orientēts komandas spēlētājs, kurš spēj strādāt patstāvīgi un zem laika spiediena.

• Darbinieks ir ātrs un izveicīgs, uzņemas iniciatīvu, bauda citu darbu atvieglošanu un labi seko norādījumiem.

• Darbinieks ir efektīvs un apņēmies atrast efektīvus veidus, kā uzlabot sekretariāta un administratīvās procesus vēstniecībā.

• Darbinieks darbojas diskreti un konfidenciāli.

• Viņš/viņa ir gatavs attīstīt labāku izpratni par Nīderlandes Ārlietu ministrijas darbu un dažādām administratīvajām un operatīvajām sistēmām, kas tiek izmantotas organizācijā.

• Lūdzu, ņemiet vērā, ka būs nepieciešams neierakstīta nozieguma sertifikāts, un drošības pārbaude var būt daļa no atlases procedūras pēc tam, kad pretendents iztur atlases procesu. Izmaksas tiks atlīdzinātas.

• Lūdzu, nosūtiet savu pieteikumu (CV + motivācijas vēstule + divas atsauces ar kontaktinformāciju) ne vēlāk kā svētdien, 2026. gada 17. maijā.

• Lūdzu, nekautrējieties zvanīt vēstniecībai (+371) 67326147 nospiežot 9. paplašinājumu jebkuru jautājumu gadījumā par darba saturu vai nosūtot e-pastu uz RIG-AZ@minbuza.nl