Vadības asistents/-e - biroja administrators/-e

Stiprinot Mārupes ofisa komandu, aicinām pievienoties proaktīvu, enerģisku, izdarīgu un lojālu uzņēmuma īpašnieka un vadības asistentu/-i - biroja administratoru/-u, kas darbotos kā uzticams, atbildīgs un lojāls ikdienas atbalsts uzņēmuma īpašniekam un vadības komandai.

Galvenie pienākumi:

• Nodrošināt efektīvu, uzticamu un konfidenciālu personīgo atbalstu uzņēmuma īpašniekam un sniegt atbalstu vadības komandai, organizējot ikdienas darba un aktivitāšu plūsmu, sagatavojot dokumentāciju.
• Organizēt īpašnieka darba un privātos kalendārus - tikšanās, pasākumus, komandējumus un ceļojumus, nodrošināt ikdienas organizatorisko atbalstu (biļetes, viesnīcas, dāvanas, apdrošināšanas, transfēri, ikdienas attālināto pirkumu nodrošināšana, konfidenciāla privāto dokumentu aprite u.c.).
• Sagatavot un apkopot informāciju par īpašnieka personīgajiem izdevumiem, rēķiniem, abonementiem un citiem maksājumiem.
• Pārvaldīt īpašnieka aktuālos preču, pakalpojumu un sadarbības līgumus, nodrošināt spēkā esošo abonementu termiņu pagarinājumus un maksājumu uzraudzību.
• Organizēt un koordinēt personīgos īpašnieka ceļojumus, veicot detalizētu priekšizpēti par ceļojuma galamērķi, sniedzot savas rekomendācijas ērtākajiem lidojumiem, loģistikai, transfēriem, viesnīcu izvēlei, sagatavojot ceļojuma apskates objektu plānu un nodrošinot patstāvīgu attālinātu atbalstu ceļojuma laikā.
• Nodrošināt koordinētu administratīvo atbalstu uzņēmuma vadības komandai, sagatavojot dokumentus (līgumus, atskaites, protokolus u.c.), prezentācijas, sociālo tīklu ierakstus un vizuālos materiālus, kā arī sekojot uzdevumu izpildes termiņiem.
• Koordinēt komunikāciju starp vadības kolēģiem, sniegt atbalstu aktuālo projektu un procesu nodrošināšanā HR, biznesa attīstības, finanšu un mārketinga nodaļām.
• Nodrošināt biroja ikdienas darba organizāciju, pasūtot preces un pakalpojumus, koordinējot dokumentu apriti, viesu uzņemšanu, organizējot sanāksmes un pasākumus, kā arī uzraugot biroja izmaksas, drošību un IT atbalstu.
• Nodrošināt pilnīgu konfidencialitāti attiecībā uz īpašnieka privāto informāciju, finansēm, kā arī attiecībā uz uzņēmuma komerciālo informāciju.
• Reaģēt uz īpašnieka steidzamiem aktuāliem jautājumiem un situācijas risinājumiem.
• Uzturēt un nodrošināt pozitīvu biroja atmosfēru.

• Zināšanas MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Canva), Google Workspace, dokumentu pārvaldības sistēmās un mākslīgā intelekta rīku pārvaldībā.
• Augstu precizitāti, organizētību, laika plānošanas prasmes un spēju strādāt stresa apstākļos.
• Uzticamību, augstākā līmeņa konfidencialitāti, proaktīvu pieeju un spēju strukturēti paredzēt un plānot nepieciešamo atbalstu komandai un īpašniekam.
• Lieliskas komunikācijas un prezentācijas prasmes, pozitīvu attieksmi un elastību.
• Spēju būt lojālam un strukturētam atbalstam uzņēmuma īpašniekam un vadības komandai.
• Lieliskas angļu valodas zināšanas, krievu valodas zināšanas sarunvalodas līmenī.
• Pieredze vadītāja asistenta, personīgā asistenta, mārketinga asistenta vai biroja administratores amatā tiks uzskatīta par priekšrocību.

• Iespēju attīstīties profesionāli dažādās jomās (nekustamo īpašumu attīstība, personālvadība, mārketings, finanses).
• Tiešu sadarbību ar uzņēmuma īpašnieku un holdinga vadības komandu.
• Bruto atalgojumu 1500 EUR bruto un motivējošu ikgadējo darba snieguma bonusu.
• Veselības apdrošināšanu, lieliskus uzņēmuma organizētos pasākumus un dāvanas svētkos.
• Darba vietu mūsdienīgā un komfortablā ofisā Mārupē.

Gaidīsim Tavu CV un motivācijas vēstuli ar norādi “Vadības asistenta - biroja administratora vakancei”.

Mēs augstu novērtējam katru pieteikumu, bet lūdzam ņemt vērā, ka sazināsimies ar kandidātiem, kuri tiks virzīti nākamajai atlases kārtai!